Aanbesteden en schoonmaak bij NedTrain

 
NedTrain is de beheerder inzake onderhoud en schoonmaak aan NS treinen. De lopende aanbesteding trein schoonmaak, met een totale waarde van 200 miljoen euro (inclusief optiejaren), kent een compleet andere benaderingswijze dan tot nu toe. Clean Totaal’s Henk Cornelisse sprak uitgebreid met Jan Halfman, directeur MasterKey-Plus die, in de hoedanigheid van projectleider, deze immense aanbesteding begeleidt. Lees hier, heet van de naald, over het hoe en waarom.

Alle informatie over de recente aanbesteding station schoonmaak van NS Poort kunt u lezen in het artikel “Aanbesteden en schoonmaak bij NS Poort”.
 

Bij de huidige treinschoonmaak is er sprake van een inspanningsgericht contract waarbij NedTrain sterk de regierol opeist. Zij bepalen in de huidige situatie zelf de schoonmaakbeurten en het moment waarop deze uitgevoerd dienen te worden. Zelfs de werkmethode wordt door hen voorgeschreven. Het uitvoerende schoonmaakbedrijf dient wel te voldoen aan de strenge veiligheid en opleiding eisen die NedTrain hieraan stelt.

Trein schoonmaak is thans nog in vijf regio’s opgedeeld. Iedere regio heeft een ander schoonmaakbedrijf, waardoor schoonmaakbedrijven bij wijze van spreken elkaars treinen schoonmaken. Immers, het traject van bijvoorbeeld Leeuwarden – Amsterdam maakt dat het keerpunt van de trein in een volstrekt andere regio ligt. De grofste vervuiling wordt namelijk overdag verwijderd (behoudens in de spitsuren) en de volledige schoonmaak vindt in de nachturen plaats. Het huidige logistieke systeem kent een ingewikkelde en tijdrovende manier van verrekenen. Bovendien kan het schoonmaakbedrijf op deze werkwijze niet echt verantwoordelijk gehouden worden voor de totale schoonmaak kwaliteit.

Wat zijn de lessons learned met betrekking tot de trein schoonmaak? We legden de vraag voor aan Jan Halfman die vanuit MasterKey-Plus in de hoedanigheid van projectleider de tender trein schoonmaak voor NedTrain begeleidt. “Het beeld wat je schetst over de situatie tot dusverre herken ik. De huidige tender geeft dan ook een compleet andere benadering te zien. Er is een andere manier van werken in goede samenspraak met NedTrain tot stand gekomen. Borgen van verantwoordelijkheden is hierbij onontbeerlijk. Hier zijn veel gesprekken en onderzoeken aan vooraf gegaan. Het heeft ertoe geleid dat wij qua trein schoonmaak overstappen naar een resultaatgericht contract op basis van output specificaties. Ook heeft de verdeling in vijf regio’s, met vijf verschillende schoonmaakbedrijven, plaats gemaakt voor één landelijke benadering aan één schoonmaakbedrijf. Het gevolg hiervan is dat de jaaromzet treinschoonmaak ad 28 miljoen euro per jaar bij één partij terecht komt. Vrij aanzienlijk karwei. Reden waarom wij in de RFI hebben toegestaan om als consortium in te schrijven en in een vroeg stadium de markt hiervan in kennis hebben gesteld.”

Jan Halfman neemt ons verder mee in afwegingen die ten grondslag liggen aan de RFI en RFP. “Naast cluster 1: treinschoonmaak NS ad 28 miljoen euro maximaal per jaar, zetten wij separaat in de markt cluster 2: treinschoonmaak derden ( HSL,Hi-speed , Internationale treinen etc.) met een jaar omzet van 3,7 miljoen euro en kleinere clusters van enkele tonnen omzet per jaar zijnde clusters 3 t/m 5: reiniging putten, gebouwen , calamiteiten en graffiti . Deze versnippering hebben wij bewust aangebracht om ook het MKB in staat te stellen een deel van de omzet te scoren. De clusters worden aan afzonderlijke bedrijven toe gewezen.”

•Eigenaarschap van schoonmaakbedrijf en NedTrain zijn goed ingericht

•Borging respect voor schoonmakers

•Kwaliteit versus acceptabel kwaliteit niveau

•Continu verbetercyclus

•Praktische operationele bottom-up benadering

•Contractduur 5 jaar + 2 optiejaren

•Kosten over contractduur maximaal gelijkblijvend ( behoudens indexeringen)

•Heldere SLA’s en KPI’s

•Respectering Code Verantwoord Marktgedrag

•Optimale samenwerking ( Co-makership)

•EMVI

De kernwaarden zijn gelijk aan de eerder beschreven kernwaarden station schoonmaak, te weten: algemeen, veiligheid, respect, gastheerschap, duurzaamheid en operational excellence.

Veiligheid speelt bij treinschoonmaak een nog grotere rol dan bij station schoonmaak. In samenwerking met de schoonmaakbranche heeft NedTrain een specifieke veiligheid opleiding ontwikkeld en geïmplementeerd.

De gunningscriteria zijn:

•Voorstel Totaal concept: 70%

•Implementatieplan: 10%

•Presentatie management en operations: 10%

•Calculatiemodel over 5 jaar: 10%

Halfman: “Kort en bondig komt het erop neer dat er maximaal zes partijen na de RFI zijn overgebleven om aan de RFP deel te nemen. Zij worden beoordeeld op een concreet totaal concept. Op welke wijze geven zij invulling aan de kernwaarden, leidende principes en uitgangspunten? Welke innovaties ? We beginnen met de grootste omzet dus cluster 1. Het jaarbedrag van maximaal 28 miljoen euro is op voorhand bekend. Dit is het bedrag wat NedTrain nu ook uitgeeft. Het bedrag is maximaal en vast over de contractduur oftewel, zonder optiejaren, 140 miljoen euro, exclusief indexeringen. Wij kunnen ons voorstellen dat de kosten in de beginperiode wat hoger liggen maar door opgedane ervaringen/efficiency in de loop der tijd terug gebracht worden. Vandaar een grote zak met geld vast voor vijf jaar. Hierin is ruimte tot innovatie. Het daagt hiertoe zelfs uit voor het schoonmaakbedrijf, want hoe lager de TCO (Total Costs of Ownership) zijn, nogmaals met behoud van de kernwaarden, leidende principes en uitgangspunten, hoe beter het voor het schoonmaakbedrijf is . Zij delen namelijk op fifty- fifty basis mee in de besparing TCO ( kosten van NedTrain + schoonmaakbedrijf). Ziet het schoonmaakbedrijf op voorhand kans de werkzaamheden uit te voeren voor een lager bedrag dan gemiddeld 28 miljoen euro per jaar, dan kan zij dit in haar aanbieding aangeven. Het weegt echter maar voor 10% mee in de beoordeling. Nogmaals het gaat ons niet primair om het boeken van financieel succes maar meer om het bereiken van proces/kwaliteit optimalisatie.

De technische kwaliteit wordt uiteraard ook gemeten en dient als basis voor het bonus/malus systeem, waarbij de bonus voor de medewerkers is en de malus voor rekening van het schoonmaakbedrijf komt. Wij zijn erg nieuwsgierig naar de proces optimalisaties die de inschrijvende schoonmaakbedrijven zullen opnemen. Kwaliteit is de primaire insteek zonder te zware werkdruk voor de schoonmakers. De drie best scorende bedrijven worden uitgenodigd voor het doen van een BaFO (Best and Final Offer). Overigens zullen wij de clusters 2 t/m 5 nog uitvragen op basis van een inspanningsgerichte contract vorm”, aldus Jan Halfman.

Een voorbeeld kan zijn de situatie in Zweden, waar de machinist de trein bij het eindstation achterlaat en de schoonmaker deze vervolgens naar het rangeer station rijdt. Het schoonmaakbedrijf weet dan exact waar de trein staat en wint logistiek gezien tijd. De winst die hierdoor ook nog bij de spoorwegmaatschappij wordt gehaald wordt vervolgens ook weer met het schoonmaakbedrijf gedeeld.

De RFP is eind november 2011 verzonden, waarna de schoonmaakbedrijven zes weken de tijd krijgen hun totaal concept plan te schrijven en de inschrijving te doen. Per 1 april 2012 gaan de nieuwe overeenkomsten in. Clean Totaal gaat de voortgang volgen en zal hiervan achteraf verslag doen.

 
Henk Cornelisse is directeur van Facility Specialists (www.facility-specialists.nl) en lid van de redactieraad van Clean Totaal.
 
Lees in deze serie ook:
Aanbesteden en schoonmaak bij NS Poort
Aanbesteden en schoonmaak bij de Schiphol Group
 
 
Reageren: redactie@acceptatie.cleantotaal.nl