In de discussies over het inkopen van schoonmaak springen vier thema’s in het oog: veel rechtszaken, de afweging tussen prijs en kwaliteit, innovatieve contractvormen en duurzaamheid. Vooral rondom de eerste drie thema’s is iets vreemds aan de hand.
In de schoonmaakbranche woedt een moordende concurrentie waar, naar het gevoel van veel overheidsinkopers, om de haverklap processen worden aangespannen om maar opdrachten binnen te blijven halen en waar opdrachtnemers sjoemelen met de kwaliteit om hun laagste inschrijving terug te kunnen verdienen.
De markt en de overheid voeren bovendien nauwelijks nog een dialoog, zo benauwd is men voor rechtszaken of verlies van opdrachten. Het gevolg is dat we steeds minder inzicht hebben in elkaars behoeften en alsmaar verder uit elkaar drijven. Het hele inkoopproces, dat ooit juist is bedoeld om een zo goed mogelijk product tegen een zo realistisch mogelijke prijs te verkrijgen, is veranderd in een juridisch steekspel. Voor mij is professioneel inkopen echter geen juridisch kunstje, maar een economische handeling, waarbij het gaat om een product of dienst dat het beste aansluit aan de eigen behoefte tegen een marktconforme prijs in te kopen.
Toch willen we, als overheidsinkopers, allemaal voor een dubbeltje op de eerste rang zitten. Vreemd, want wie zelf een nieuwe televisie aanschaft, gaat toch ook niet automatisch voor de laagste prijs? Vaak is dat toch een signaal dat er iets aan de hand is. Voor kwaliteit zijn we thuis over het algemeen bereid iets meer te betalen. Zo zouden overheidsinkopers ook moeten redeneren. Omdat binnen die prijs toch hetzelfde werk moet worden verricht, kan dat echter alleen maar ten koste gaan van de kwaliteit. Daar maken schoonmaak bedrijven zich nogal eens aan schuldig. Een neergaande spiraal waar we met z’n allen uit moeten zien te komen. Inkopers én marktpartijen. Maar hoe? En wie zet de eerste stap?
Communicatie is volgens mij het sleutelwoord. We moeten vooral met elkaar in gesprek blijven en open staan voor elkaars wensen en ideeën. Wie van te voren alles dichttimmert laat totaal geen ruimte voor innovaties en creativiteit. Overheidsinkopers moeten daarom veel meer aan de markt overlaten. Dat begint met een goede marktconsultatie. Laat bedrijven ook zelf een plan opstellen over hoe ze de schoonmaak willen aanpakken. Durf als overheid die markt zijn werk te laten doen. Daar zitten tenslotte de experts. Om die experts scherp te houden, moet de overheid wel goed weten wat een contract waard is en ook veel dichter bovenop het contractmanagement zitten om te controleren of afspraken worden nagekomen. Daarnaast zou het ook helpen als schoonmaak bedrijven meer begrip zouden hebben voor het wettelijke kader waar de overheidsinkoper aan gebonden is en aan allerlei belangen die hij of zij tegen elkaar moet afwegen.
Een belangrijke stap is al gezet: de Marktontmoeting Schoonmaak die PIANOo, in samenwerking met de OSB, heeft georganiseerd, werd druk bezocht door overheidsinkopers en schoonmaakbedrijven. Daar is veel informatie boven tafel gekomen. In de twee vervolgbijeenkomsten zijn goede stappen gezet in de richting van een betere verstandhouding. Hopelijk kunnen we dan voor eens en voor altijd afrekenen met al die ‘uitknijpers’ en ‘cowboys die maar wat aanrommelen’.
Kees Tazelaar (kees.tazelaar@pianoo.nl) is bij PIANOo verantwoordelijk voor de Marktontmoetingen en het kennisgebied Leveranciers- en Contractmanagement.
Reageren? redactie@acceptatie.cleantotaal.nl
