Deel 1
In “De glazenwasser … en de crisis” maakt Maurice Rutgrink melding van ‘de top 10 van schoonmaakbedrijven’ die kennelijk elkaar de bal toespelen resp. winstmaximalisatie nastreven door werkzaamheden uit te laten voeren door onderaannemers tegen een ‘rolschaatstarief’. Prikkelende gedachten die aanleiding geven tot enig onderzoek.
Gaan wij naar www.aanbestedingskalender.nl en selecteren wij in de database via de zoekterm ‘schoonmaak*’ binnen de periode 1 januari 2009 tot en met 25 september 2010, dan vinden wij 293 gegunde opdrachten waarbij aangegeven wordt aan welke organisatie de opdracht gegund is. Uit deze ‘aantalsgegevens’ -projectwaarden ontbreken in de publicaties veelal- is klip en klaar zichtbaar dat de schoonmaakwereld als volgt opgebouwd is:
- ‘de koplopers-5’ bestaande uit CSU (50 gegunde projecten of percelen), Asito (49), ISS (38), GOM (26) en Hectas (23). In totaal 186 gunningen, gemiddeld 37 per onderneming;
- op ruime afstand ‘de volgers-5’ bestaande uit Dolmans (13), Succes (11), Nivo Noord (10), ICS (9) en Hago (7). In totaal 50 gunningen, gemiddeld 10 per onderneming;
- en in de verre verte ‘het peleton’ bestaande uit 37 organisaties. In totaal 57 gunningen, variërend tussen 3 en 1, en gemiddeld 1,5 per onderneming.
Ongetwijfeld zal de volgorde binnen een groep veranderen wanneer de rangorde bepaald wordt op basis van gemiddelde totale contractwaarde per jaar. Niettemin, het beeld is en blijft duidelijk.
Zonder de details te kennen van de betrokken ondernemingen ga ik er op basis van deze bevindingen op voorhand van uit dat er tussen de drie groepen sprake is van een wezenlijk verschillend organisatieprofiel met betrekking tot de feitelijke geografische dekking en het vermogen om landelijk of regionaal coördinerend op te treden. Zolang opdrachtgevers hierom vragen, maken schoonmaakbedrijven met een beperkt profiel geen schijn van kans.
Vraag is evenwel: hoelang blijven opdrachtgevers hierom vragen? Een frappant voorbeeld vindt ik nog steeds een door mij tijdens de plenaire PIANOo-marktbijeenkomst Schoonmaak in het Provinciehuis in Den Bosch aangehaald voorbeeld van de toen zojuist gepubliceerde aanbesteding door KvK Nederland. Hierin werd ter schoonmaak van alle KvK-panden in Nederland gezocht naar één schoonmaakbedrijf als contractpartner. U begrijpt, in de vraagstelling ligt de pre-selectie van de koplopers en daarmee de uitsluiting van de volgers en de overige bedrijven al besloten.
Móet dit dan zo of kan het ook anders? Het móet natuurlijk helemaal niet zo maar het is voor ‘coördinerend inkopers’ wel erg gemakkelijk om te doen te hebben met slechts één contractpartij. In wezen praten wij hier over een van de meest doorslaggevende aspecten van aanbestedingen: de door de aanbesteder gekozen perceelstructuur.
Hierbij is de mate van nuancering binnen de perceelstructuur bepalend voor de omvang van de sores die de aanbestedende inkoper denkt te gaan krijgen. Tezelfdertijd is deze nuancering bepalend voor de hoogte van de deelnamedrempel voor afzonderlijke schoonmaakbedrijven.
In voornoemd voorbeeld: KvK Nederland had de perceelstructuur kunnen baseren op enerzijds de afzonderlijke locaties en anderzijds op de functionele verschillen tussen de te verrichten dienstverleningsactiviteiten: schoonmaken, glasbewassing en eventueel overige aktiviteiten.
Een genuanceerdere perceelstructuur leidt tot een groter aantal kleinere contracten. Over het algemeen zitten inkopers hier niet op te wachten. Aan de andere kant tellen zij hun zegeningen niet: uit oogpunt van risico-beheersing is het eenvoudiger om kleinere contracten te managen dan een allesomvattend groot contract. Daarbij komt dat deze taak alsdan operationeel in belangrijke mate gedelegeerd kan worden naar locatie-managers. En tot slot komt een dergelijke aanpak tegemoet aan de thema’s ‘duurzaamheid’ en ‘menselijke maat’ hetgeen het altijd goed doet in het (sociaal) jaarverslag.
Kortom, één van de sleutels tot de oplossing van de problemen in Schoonmaakland ligt in de handen van de inkopers/aanbesteders. Zíj kunnen door de inrichting van het aanbestedingsbestek in sterke mate beïnvloeden in welke mate (locale) schoonmaakbedrijven uitgesloten worden. Vervolgens ligt bij de (locale) schoonmaakbedrijven de schone taak om zich goed voor te bereiden op het inschrijven op aanbestedingen teneinde te voorkomen dat zij zichzélf uitsluiten als gevolg van onvolledige of onvoldoende informatieverstrekking.
Conclusie
Ook in Schoonmaakland bestaan win-win-situaties. Verandering van bestekstructurering en inschrijfgedrag kan tot voordeel strekken zowel van aanbesteders als van uitvoerders:
inkopers moeten de moed hebben om te focussen op individueel locatieniveau én op de inhoudelijke verschillen tussen de uit te voeren werkzaamheden. Het biedt hen het persoonlijke voordeel dat op korte termijn hun werkbelasting zal dalen terwijl voor hun organisatie de thema’s ‘duurzaamheid’ en ‘menselijke maat’ binnen handbereik komen;
aan de andere kant zullen de uitvoerende schoonmaakbedrijven ‘vleugeltjes’ krijgen doordat zij de tot nu nog ingehouden onderaannemingsbemiddelingsfee voor zichzelf kunnen behouden ….
……… tenzij zij deze opnieuw weggeven via het inschrijftarief.
Reageren? redactie@acceptatie.cleantotaal.nl
Lees ook van John Tabbers:
Deel 2: Adviseurs in Schoonmaakland: de sluier opgelicht??
Deel 3: Adviseurs en Schoonmakers in Aanbestedingsland
Reacties: (1)
29-09-10 – Edward Essenberg, Directeur Clean Result Facility Services
Geachte heer Tabbers,
Zeer interessant artikel. Maar om er achter te komen of grote schoonmaakbedrijven of adviesbureaus de bal naar een (ander) groot schoonmaakbedrijf spelen zou het nog interessanter zijn om het volgende te weten en dat is maar een vraag!
Gegund aan welk schoonmaakbedrijf en wie was het adviesbureau die de aanbesteding deed? Ik en volgens mij vele met mij ben benieuwd wat hiervoor resultaat uit naar voren komt!
Daarnaast kun je ook nog jezelf afvragen of het peloton zit te wachten op aanbestedingen en al het werk wat hierbij komt kijken. Het peloton heeft namelijk geen fulltime schrijvers in huis die zich alleen maar bezighouden met het compleet uitfilteren van alle vragen bij een aanbesteding, los van het feit of zij wel hun hele hebben en houwen van hun bedrijf willen aangeven aan een adviesbureau of inkoper?
Voorbeeld: schoonmaakbedrijf x pluist een aanbesteding geheel uit en komt tot de conclusie dat klant y o.a. zoveel mogelijk uren willen. Dit is hun belangrijkste argument om te gaan kiezen. Schoonmaakbedrijf x zet 800 uur in tegen een tarief van 16 euro met in het achterhoofd (dan al) als we de opdracht scoren dan gaan we in plaats van 800 uur 600 uur inzetten. Want er moet toch winst gemaakt worden op het contract. En dan wordt hier een boekwerk vol door de fulltime schrijver omheen geschreven en de offerte gaat de deur uit.
Wat er verder gebeurt, is nog fraaier! Er staat een poortwachter bij de ingang waardoor er een megaprobleem ontstaat, want er moeten in een keer wel 800 uur worden ingezet met alle gevolgen van dien. Let wel 800 uur per week!
Wat ik hiermee wil aangeven is dat het peloton waarschij
nlijk niet zit te wachten op het überhaupt meedoen aan dergelijke inschrijvingen omdat het ze daarvoor eenvoudig weg aan de middelen ontbreekt en waarschijnlijk ook niet zitten te wachten op opdrachtgevers van een half miljoen met een uurtarief van 19 euro of lager en ook bovengenoemde fratsen moeten gaan uithalen.
nlijk niet zit te wachten op het überhaupt meedoen aan dergelijke inschrijvingen omdat het ze daarvoor eenvoudig weg aan de middelen ontbreekt en waarschijnlijk ook niet zitten te wachten op opdrachtgevers van een half miljoen met een uurtarief van 19 euro of lager en ook bovengenoemde fratsen moeten gaan uithalen.
Misschien een vraag om aan het peloton die lid zijn van de OSB voor te leggen?
Ik denk dat de kleinere en kleine schoonmaakbedrijven liever voor een leuke vaste groep opdrachtgevers wat relaties zijn geworden werken. En niet in de ronddraaiende molen terecht willen komen van ‘erbij en er weer af’ en er ‘weer bij en er weer af’. Het kost handen vol energie, geld, dikke boekwerken en opdrachtgevers waar deze groep zich helemaal niet mee wil bezighouden.
Maar dit is mijn bescheiden mening.
Met vriendelijke groet ,
Edward Essenberg, Directeur Clean Result Facility Services
