John Tabbers (johntabbers@upcmail.nl) is onafhankelijk aanbestedingsadviseur en columnist van Clean Totaal.
Op 10 januari 2010 publiceerde NS Stations bv (h.o.d.n. NS Poort) een aanbesteding voor de schoonmaakdienstverlening m.b.t. vijf stations verdeeld over het gehele land. Dit als eerste proeve voor een schoonmaakinkoopbeleid dat tot doel heeft ook relatief kleine partijen uit de schoonmaakbranche in de gelegenheid te stellen om een reële gunningskans binnen deze aanbesteding te verkrijgen. Een lofwaardig initiatief. Maar hoe is de uitwerking?
Deze focus op de kleinere schoonmaakbedrijven betekent een trendbreuk in het aanbestedingsbeleid van NS. Deze trendbreuk kunnen wij nog niet ten volle illustreren aangezien zij gepaard gaat met een hik in de informatieverstrekking. Althans, verzoeken om toezending van aanbestedingsdocumenten zijn op dit moment nog niet gehonoreerd. Wel zijn er nog enkele verbeterpuntjes te constateren op basis van de aankondiging. Zo is het object van aanbesteding ‘het verrichten van dagelijks en periodiek schoonmaakonderhoud en glasbewassing op/aan diverse stations in Nederland’ waarbij ter toelichting vermeld wordt dat ook storingsherstel van liften en roltrappen tot de gevraagde diensten behoren. Een kopieerfoutje?
Positief achten wij de formulering van de intentie: “Met de kleinere perceelindeling beoogt NS Poort het vergroten van eigenaarschap en verantwoordelijkheidsgevoel bij de schoonmaakleverancier. Tevens beoogt NS Poort hiermee een stimulans te realiseren om ook relatief kleine partijen uit de schoonmaakbranche in de gelegenheid te stellen een reële gunningskans binnen deze aanbesteding te geven (= te verkrijgen). … Hierbij streeft NS Poort marktwerking, kwaliteitsontwikkeling, innovatie en de combinatie van goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap na!….”.
Deze positieve intentie wordt in ieder geval waar gemaakt in de perceelstrukturering. Bestond deze bij de aanbesteding in januari 2009 uit 9 percelen, in totaal 209 stations omvattende, de huidige aanbesteding omvat 5 percelen en (vermoedelijk) 5 stations. Dit onderbouwt de intentie tot toegankelijkheid voor kleinere schoonmaakbedrijven.
Een minpuntje zien wij in de ‘termijnen’: de publicatie van de aanbesteding vond plaats op 10 januari, toezending van het bestek heeft op deze dag nog niet plaatsgevonden ondanks voorafgaand verzoek hiertoe, een bijeenkomst ter toelichting staat gepland voor 18 januari a.s. en de inschrijvingstermijn sluit op 4 februari 2010, 13:00 uur. Houden wij bovendien nog rekening met de thans nog onbekende periode voor het stellen resp. beantwoorden van de vragen, dan is de conclusie dat inschrijvers circa 14 dagen beschikbaar hebben om te reageren op de definitieve bestekversie na ontvangst van gepubliceerde Nota(‘s) van Inlichtingen.
In het licht van de intentie van NS om met name ruimte te bieden voor kleinere schoonmaakbedrijven die deels geen of slechts beperkte ervaring hebben met het formuleren van inschrijvingen, is dit een termijnkeuze die de door NS uitgesproken intentie geweld aandoet.
Jammer, zeker in het licht van de voorwaarde dat inschrijvers de inschrijving gestand moeten doen gedurende een periode van 6 maanden. Maar wellicht blijkt straks dat NS een betere balans aanbiedt tussen de aangeboden voorbereidingstijd voor inschrijvers en de gevraagde tijd voor eigen interne besluitvormingsprocessen.
Een verdere wijziging is nog te verwachten ten aanzien van de contractvorm en de te volgen procedure:
• het gepubliceerde document spreekt in art. II.3 over een contractduur van (maximaal) 84 maanden oftewel 7 jaar hetgeen wel past met het aangaan van een contract maar niet met het aangaan van een Raamoverkomst welke laatste gelimiteerd is tot 4 jaar behoudens uitzonderingsgevallen;
• de te volgen procedure is volgens art. IV.1.1 ‘onderhandeling’ terwijl in art. IV.2.1 als gunningscriterium EMVI (de Economisch meest Voordelige Inschrijving) vermeld wordt.
Afhankelijk van de formuleringen in het bestek kunnen deze 2 elementen strijdig zijn met elkaar.
Conclusie
NS heeft goede intenties die aandacht en waardering verdienen. Enige besteksmatige verfijning en/of correctie zou evenwel prettig zijn!
