Facility Spot belooft gebruikers het sneller en beter inkopen van facilitaire diensten door gebruik te maken van data. Door inkopers de juiste vragen te stellen wordt de inkoopbehoefte bepaald. Met als gevolg dat zij een betere keuze kunnen maken voor een nieuwe leverancier. Een interessante visie, die niet de prijs, maar de behoefte centraal stelt.
Volgens Stan Raaijmakers, die het platform is gestart naar aanleiding van zijn onderzoekscriptie voor de Bachelor Facility Management, biedt Facility Spot uitkomst voor niet-aanbestedingsplichtige opdrachten. “Veel opdrachtgevers hebben moeite met het vinden of zijn niet tevreden over hun leverancier binnen het facilitaire domein. Met dit platform stellen we de uitvraag centraal, waardoor er een betere match is dan wanneer lukraak drie offertes in de regio worden opgevraagd.”
Facility Spot
Facility Spot bestaat uit drie onderdelen. Er is een benchmark om kosten te vergelijken met het gemiddelde van de markt, er is een leveranciersmodule waarmee verschillende dienstenaanbieders met elkaar kunnen worden vergeleken, denk aan reviews, duurzaamheidskenmerken, kwaliteit en prijs. Tot slot is er het Programma van Eisen. Raaijmakers: “Met deze tool kunnen inkopers stapsgewijs een professioneel Programma van Eisen vaststellen, door gebruik te maken van alle kennis en data die hen wordt aangereikt.”
Werkt twee kanten op
Facility Spot is volgens Raaijmakers ontwikkeld voor inkopers, maar werkt deze twee kanten op. “De inkoop van facilitaire diensten is een sinecure en vrij lastig als je er weinig mee te maken hebt. Door beter in te kopen snijdt het mes aan twee kanten.” Hij maakt de vergelijking met aanbestedingen. “Aanbestedingsplichtige bedrijven schrijven tenders uit met een duidelijke uitvraag. Kleinere commerciële partijen doen dit vaak niet zo goed. Dit levert struggles op in de dienstverlening met klachten als gevolg. Vaak kan dit worden voorkomen door een goede uitvraag te doen. Daar helpt Facility Spot bij.”
“Op deze manier vergelijk je appels met appels”
“Bovendien”, zo vervolgt Raaijmakers, “zijn er veel organisaties die iedere keer het wiel opnieuw uitvinden. Dat is ontzettend zonde. Het is veel efficiënter om op basis van eerdere inkooptrajecten een eigen traject te maken en een eisenprogramma te ontwikkelen. Bovendien kun je op deze manier ook appels met appels vergelijken door middel van data die je als organisatie alleen nooit voor handen hebt.”
De online tool zorgt voor een betere uitvraag en daarmee een betere inkoop. Het platform is zo’n anderhalf jaar in ontwikkeling. Door samen te werken met een inkoopadviseur kwam de eerste data tot stand. “Van alles wat nu gebeurt op het platform, wordt de data opgeslagen om daarmee de kwaliteit te verbeteren. Aan de voorzijde worden inkopers door zes stappen geleid waarbij het uitgangspunt gebruiksvriendelijkheid is.”
Demofase
Facility Spot bevindt zich op dit moment nog in een demofase. Met een selecte club van tien gebruikers wordt feedback verzameld en verwerkt. De bedoeling is dat Facility Spot voor iedereen beschikbaar komt in de laatste maanden van dit jaar. Als afsluiter vragen we Raaijmakers naar zijn visie op de toekomst van facilitaire inkoop. Daarin is hij stellig: “Dit zou de toekomst van facilitaire inkoop kunnen zijn. Simpelweg omdat het je, doordat je via data over extra kennis beschikt, over meer handvatten beschikt.”
