Zo’n dertien jaar geleden vroeg glazenwasser Michiel de Reus van Int-Ext Glasbewassing aan de Noord-Hollandse Jeffrey Poen of hij hem kon helpen. Hij was op zoek naar een digitale oplossing voor alle administratieve rompslomp. “Ik ging ermee aan de slag, ontwikkelde een systeem, Michiel was er blij mee en raadde het weer aan anderen aan. En zo is Plan&Was in 2014 officieel geboren.”
Aan het woord is de 39-jarige Jeffrey Poen. In een notendop vertelt hij over het ontstaan van de dienst die toentertijd nog onder GSE Automatisering viel. Daar werkte Jeffrey vijftien jaar lang, tot vorig jaar; hij richtte Proceed IT Solutions op en begon voor zichzelf. Een klein jaar later staat het er echter al weer heel anders voor. Dirk Wassenaar, eigenaar van GSE Automatisering, vraagt of Jeffrey openstaat voor een overname van Plan&Was, omdat hijzelf wil afbouwen richting zijn pensioen. Daar hoefde Jeffrey niet lang over na te denken. “Ik wilde het echter niet alleen doen. Mijn vrouw Petra was gelukkig enthousiast en besloot dat zij haar baan in de zorg wilde opzeggen om samen aan het roer van de onderneming te gaan staan”, legt Jeffrey uit. En zo werd de overname een feit: Jeffrey en Petra zijn sinds 1 januari de eigenaren geworden van Plan&Was, gevestigd in De Goorn.
Carrièreswitch naar planningssysteem Plan&Was
De carrièreswitch van Petra bevalt goed. “Ik ben vanaf dag één in het systeem gedoken. Ik wilde er alles over weten, maak het me volledig eigen en schrijf voor elk onderdeel een handleiding. Ideaal voor onze nieuwe gebruikers, maar ook een uitstekende manier om zelf alles onder de knie te krijgen.” Totaal nieuw is de softwarewereld niet voor de goedlachse onderneemster. “Ik stond bij de patiënt aan bed, maar hield me vooral ook bezig met de planning en deed de gehele administratie. Had iemand een digitaal vraagstuk, dan konden ze altijd bij mij terecht. Ik heb er feeling voor en vind het leuk. Uiteraard mis ik af en toe de reuring van een groot team, maar ik bouw al heel veel mooie klantcontacten op.”
Enquête
Het mooie is dat het planningssysteem volledig in samenwerking met de branche is ontwikkeld en zich op die manier ook continu blijft door ontwikkelen. “Een van de eerste dingen die we hebben gedaan na overname, was het uitzetten van een tevredenheidsenquête (zie kader voor uitkomsten)”, vertelt Jeffrey. “We wilden heel graag inzicht krijgen in waar onze gebruikers tegenaan liepen, waar ze tevreden over waren, maar ook welke functionaliteiten ze bijvoorbeeld nog graag willen zien.”
“Ons planningssysteem is volledig in samenwerking met de branche ontwikkeld”
Petra: “Plan&Was heeft heel veel trouwe klanten – ruim vijfhonderd gebruikers binnen Nederland, België en Duitsland en is groeiende – en we merken dat er behoefte is naar extra functionaliteit. Daar wilden we meer inzicht in krijgen.” De respons op de enquête was enorm goed. “Wij wilden graag weten wat er gemist wordt, wat beter kan en hoe we kunnen optimaliseren. Een van de dingen die we direct hebben opgepakt, is het vernieuwen van de serveromgeving om capaciteit te waarborgen voor het groeiend aantal gebruikers”, vertelt Jeffrey. Een andere vraag uit de markt was om een offerte-module toe te voegen en om de app uit te breiden met meer functionaliteit. Daarnaast is er ook uitbreiding te verwachten op het gebied van relatiebeheer en CRM, waarbij ook de mogelijkheid komt om gerichte mailingen te versturen. De offerte-module is inmiddels gereed en wordt getest bij een aantal klanten.
Enquête-uitkomsten*
• 85 procent van de gebruikers geeft aan dat Plan&Was helpt de administratieve taken te verminderen;
• 85 procent van de gebruiker vindt het systeem betrouwbaar en gebruikersvriendelijk;
• 87 procent van de gebruikers zijn tevreden tot zeer tevreden over de geboden ondersteuning en opstartbegeleiding;
• 82 procent van de gebruikers zijn tevreden over de kosten en het programma in de toekomst te blijven gebruiken;
• De meest gewaarde functies van het systeem zijn de planning, facturatie en koppeling met boekhoudsoftware/Ideal.
*Gebaseerd op klanttevredenheidsenquête februari 2023
Service van Plan&Was
Jeffrey en Petra hebben Plan&Was nog maar net een paar maanden onder hun hoede, maar ontvangen al veel complimenten. “Zo krijgen we terug dat we een heel goede service bieden en erg benaderbaar zijn: via mail, telefoon of whatsapp. Wij kijken met de klant mee en helpen bij vragen.” Daarnaast weet men altijd met wie hij of zij te doen heeft: het is Jeffrey of Petra. Dat een derde persoon daaraan toegevoegd kan gaan worden, is zeker mogelijk. “We zijn erkend leerbedrijf en hebben voldoende ruimte op ons kantoor. Het lijkt ons mooi om na de zomer met leerlingbegeleiding te kunnen beginnen.”
Naast de goede service is het natuurlijk het volwaardige planningsysteem van Plan&Was waarmee je als schoonmaak- of glazenbewassingsbedrijf écht geholpen bent. Jeffrey legt uit: “Bij ons koop je geen dure software, maar neem je een abonnement af. Met een paar klikken voer je heel veel administratieve taken uit. Je plant namelijk de opdrachten in en met onze app kun je die opdrachten opvolgen, je vinkt hem af na uitvoering en de factuur – eventueel met Ideal-link – gaat automatisch de deur uit. Opdrachten kunnen ook verzameld worden en in een batch-factuur de deur uit gaan. Om de administratieve taken nog gemakkelijker te maken, kan er ook worden gekoppeld met boekhoudsoftware, om automatisch de relaties, facturen en betalingen in te boeken. Eigenlijk is alles mogelijk.”
Klantspecifiek
Onze software is geschikt voor zzp’ers en voor bedrijven met meerdere medewerkers in dienst. Voordat bedrijven met de software aan de slag gaan, mag het systeem eerst dertig dagen lang gratis uitgeprobeerd worden. “Daarna helpen we de gebruiker helemaal op weg om voor hem de bedrijfsspecifieke inrichting te configureren. Denk aan het invoeren van klanten, de lay-out van de facturen en het koppelen aan boekhoudprogramma’s”, legt Petra enthousiast uit. “Ook kun je met de software ploegen samenstellen, veiligheidsinstructies toevoegen en navigatie naar de klant toe gebruiken. Niets is te gek om het werk gemakkelijker te maken.”
‘Prijs en kwaliteit verhouden zich goed’
Mike en Alisha Verkuil van Legend Cleaning:
“Waarom het met de software van Plan&Was prettig werken is? Wij zijn een schoonmaakbedrijf met veel particulieren en bedrijven als klanten. Het fijne van Plan&Was is dat al onze klanten een week van te voren een mail krijgen over wanneer we langskomen. Onze klanten waarderen dit erg. Zo weten zij vooraf wat hen te wachten staat. Als wij zijn geweest, dan krijgen de klanten ook weer een mail dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd.”
“Plan&Was onderscheidt zich voor ons van anderen doordat de prijs en de kwaliteit zich goed verhouden. Soortgelijke pakketten zijn of heel duur of niet precies wat je zoekt. Bij sommige pakketten ontbreken er bepaalde functies die Plan&Was wel heeft. Zo kun je bijvoorbeeld ook wijkrondes creëren en extra aantekeningen maken. Je kunt met de app gemakkelijk je planning omgooien of verschuiven. Ook zijn we blij met een optie die in de maak is, waarmee we alle klanten een mail kunnen sturen. Denk aan een nieuwsbrief over onze vakantieplanning, een kerstgroet of een prijsstijging. Plan&Was is echt gespecialiseerd in de schoonmaakbranche, waardoor het voor ons gewoon heel prettig werkt.”
Na het invoeren van een klant en de opdracht, zie je dat in de app terug. Stel je wilt elke acht weken een schoonmaakklus uitvoeren, dan staan alle afspraken direct in je agenda. Ook notificaties aan de klant worden vooraf automatisch naar de klant gestuurd. En alles is te personaliseren. “Kortom: het systeem is heel breed inzetbaar, maar tegelijkertijd klantspecifiek te maken. Bij de basisinstellingen zetten we gezamenlijk de grote lijnen uit. Via persoonlijke instellingen kunnen we uitzonderingen invoeren en die op heel gedetailleerd niveau toepassen. Plan&Was is zeer gebruiksvriendelijk, ook voor de minder gevorderde gebruikers. Het systeem spreekt voor zich”, zegt Jeffrey tot slot.
Voordelen van Plan&Was op een rij
- Administratie zonder zorgen;
- Vergeet nooit meer afspraken;
- Plan op basis van week-, maand-, jaar- of weeknummer;
- Herinnering op achterstallige werkzaamheden;
- Factuur met één handeling verwerkt;
- Eenvoudig in gebruik;
- Altijd en overal beschikbaar via de app;
- Geschikt voor gebruik op pc, Mac, tablet en smartphone;
- Telefonische klantenservice voor vragen.
Dit artikel komt uit vakblad Clean Totaal. Meer van dit, thuis op de mat? Bekijk hier de mogelijkheden.
