MVO-certificering is een hot item en er zijn tig-systemen die daarvoor gebruikt worden. Veel opdrachtgevers van schoonmaakbedrijven verwachten dat hun leveranciers zich richten naar hun meetsysteem. Als die leverancier een paar klanten heeft kan dat, maar als het er – zoals bij Asito het geval is – meer dan 3000 zijn, lukt dat niet meer. Ook kun je bij veel systemen of het gebruik ervan vraagtekens zetten. Tijd dus om met een aantal klanten en leveranciers van Asito rond de tafel te zitten om over MVO-certificering van gedachten te wisselen aan de hand van vragen en stellingen.
Door Leon van den Berg, lid redactie Clean Totaal
De twaalf deelnemers aan deze ronde tafelconferentie worden ontvangen in de skybox van Asito in het Heracles Stadion.
De Deelnemers:
- Nico Kloek, Accountmanager Facilitair bedrijf, Universiteit Twente
- Martine Drewes, Servicecentrum Facilitair Bedrijf Universiteit Twente
- Nico Koch, Beleidsadviseur KAM & Economie OSB
- Wilco van Burgsteden, Marketing Director Benelux & Frankrijk Diversey Care SealedAir
- Joël de Rooij, Sales Manager Diversey Care SealedAir
- Marianne Kok, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Pure Energie
- Ronald Bakker, Key Accountmanager Contract Cleaners Nilfisk
- Paul Harleman, Business Development Manager Benefrance, Vileda Professional
- Joost Brinkhuis, Manager Kwaliteit & Peroneelsontwikkeling Asito
- Betina Spel-ter Borg, Manager Sponsoring & Events Asito
- Sander Haas, Manager Duurzaamheid, PR & Communicatie bij Asito
Aftrap: wat is nuttig en haalbaar?
De aftrap vindt plaats door Sander Haas, MVO manager van Asito, die het doel van de bijeenkomst uitlegt. Joost Brinkhuis, Asito’s manager Kwaliteit & Personeelsontwikkeling, vervolgt met een inleiding over de wildgroei aan eisen. “Wij hebben niet alleen te maken met gerenommeerde meetsystemen, maar daarnaast ook met allerlei lijstjes van klanten. Daardoor dringt de vraag zich op of certificeren nuttig en haalbaar is. Bovendien moet je een meetsysteem eerder zien als begin dan als einddoel. Zo hebben wij de CO2-prestatieladder gebruikt, maar die inmiddels verlaten. Als je MVO in je genen hebt zitten, zorgt zo’n prestatieladder voor bewustwording, maar daarna neem je het verminderen van CO2 standaard op in je MVO-doelen. Met een verplicht meedoen aan een meetsysteem kom je er niet. Daarmee maak je je bedrijf er niet per se duurzaam. Duurzaam werken moet in de genen zitten. Als familiebedrijf zoeken wij de balans tussen People, Planet en Profit. Hierbij moet je verder kijken dan korte termijn doen. Wij zetten al 64 jaar in op de lange termijn en met het streven naar duurzaamheid het voortbestaan van de onderneming garanderen. Niet denken in kwartalen, maar in generaties.”
Duurzaamheid moet je kwantificeren
Harleman (Vileda): “Waar kijk je naar? Je hebt wat betreft duurzaamheid verschillende opvattingen”. Van Burgsteden (Diversey Care): “Je moet wel weten wat je onder duurzaamheid verstaat, voordat je ook maar toekomt aan kwantificeren. Het is een dialoog tussen opdrachtgever en -nemer. Laat je dat gesprek achterwege, dan vervalt duurzaamheid tot lijstjes invullen om aan minimale eisen te voldoen.”
Kloek (Universiteit Twente): “ Het met elkaar in dialoog gaan is lastig als je spreekt over Europese aanbestedingen zoals in ons geval. Er is een wettelijk verplichte afstand tussen opdrachtgever en -nemers. Wij hebben gebruik gemaakt van verschillende meetsystemen als een kritische ondergrens. Daar bovenop moest iedere aanbieder met concrete plannen komen rondom duurzaamheid. Daar hebben we grotendeels op beoordeeld. Pas na de opdrachtverlening, kun je de diepte in en samen werken aan duurzaamheid.” Drewes Universiteit Twente) vult aan: “Asito heeft een ambitieus MVO-plan opgesteld. Onderdeel daarvan zijn de MVO-ambassadeurs.” De Rooij (Diversey Care): “Je kunt inderdaad pas na de aanbesteding concreet worden”. Van Burgsteden: “Belangrijk is niet alleen dat er gecertificeerd wordt, maar vooral ook wat. Je kunt pas zinvol werken als je het resultaat van duurzaamheid definieert.”
De Rooij: “Bij een MVO-prestatie is de Code Verantwoord Marktgedrag een goed uitgangspunt. Achtergrond van de code is dat wat goed is voor ons, ook goed moet zijn voor onze andere ketenpartners. MVO gaat niet alleen om regelgeving, maar vooral ook om wat je er zelf mee doet en hoe je dat in de keten gezamenlijk oppakt. Je kunt in een aanbestedingstraject al meteen vragen om duurzaamheidsplannen van opdrachtnemers en die in de keuze laten meewegen.” Koch (OSB): “De code is vooral een kwalitatief instrument en niet kwantitatief.” Kloek: “Klopt, de code is een uitgangspunt, maar de meerwaarde zit hem in wat je gezamenlijk ermee doet. Zo hebben wij bijvoorbeeld in de aanbesteding bepaald dat er 5% social return moet zijn en dat er een opleidingsplan moet zijn.” Brinkhuis: “Opleiding is een belangrijk onderdeel van duurzaamheid, want alleen met de juiste opleiding laat je mensen duurzaam werken. Het stopt daarna niet, want je moet ervoor zorgen dat het niveau op peil blijft en ook nieuwe duurzame inzichten en methoden hun weg naar de werkvloer vinden.”
Dat laatste blijkt een herkenbaar probleem. Hoe kun je het gedrag van duizenden studenten en medewerkers veranderen en hen bij je MVO-doelstelling betrekken? Drewes: “Gedragsverandering is een uitdaging. Je moet een gemene deler hebben voor wat betreft duurzaamheid, maar veel medewerkers en studenten zijn daar totaal niet mee bezig. Men denkt er niet aan, terwijl een duurzame schone omgeving wel bijdraagt aan hun prestaties.”
Hoe kwantificeer je niet-kwantificeerbare impact?
Kwantificeerbaarheid blijkt een lastig punt. Haas noemt als voorbeeld het integratiediner. “Wij hebben dit opgenomen in onze duurzaamheidsdoelstellingen, maar de resultaten zijn niet hard meetbaar. Het gaat om betere samenwerking, begrip voor elkaar, binding met het bedrijf en de opdrachtgevers etc. Kortom: nuttige maar niet meetbare zaken.”
Volgens Kok (Pure Energy) en Harleman hoef je ook niet alles altijd meetbaar te maken. “Meetbaarheid is vaak een doel op zich geworden. Dan sla je door. Als je kijkt naar de kennis die bij de Universiteit en Asito aanwezig is, dan kunnen die samen een kwalitatieve discussie voeren over duurzame schoonmaak en resultaten meetbaar maken. Bij een opdrachtgever die zulke kennis niet in huis heeft, verval je al snel in een invuloefening van lijstjes. Dat is totaal nutteloos.” Kloek vult aan: “Je hebt het ook over inspiratie. Bij een familiebedrijf zoals Asito denk je in termen van nalaten aan toekomstige generaties. Duurzaamheid is een bron van inspiratie om zo’n doel te bereiken. Een lijstje met kwantitatieve gegevens is niet meer dan een minimumeis voor duurzaamheid, maar zegt niets over de ambitie daarvoor. “
Brinkhuis: “Klopt, daarom zijn we ook niet in de markt voor elke certificering. Certificering moet concreet iets bijdragen aan onze duurzaamheidsdoelstelling die totaal verweven is met onze bedrijfsvoering. Wij kijken regelmatig of een certificaat nog meerwaarde heeft. Zo niet dan steken wij daar geen energie meer in.” Drewes: “De meerwaarde van een certificaat zit hem vooral in de dwang om je ervoor in te zetten. Het is show, don’t tell en toont medewerkers en (toekomstige) opdrachtgevers dat je serieus met duurzaamheid bezig bent.” Ook Bakker ziet het zo en benoemt bovendien de commerciële waarde: “Als je een bepaalde certificering niet hebt, maak je het jezelf moeilijker op de markt. Je bent feitelijk gedwongen mee te doen omdat dat van je verwacht wordt, maar daarmee ben je in principe nog niet duurzaam.” Harleman reageert daarop: “Als je het als dwang ziet, zit duurzaamheid dus niet in de genen van je bedrijf.” Bakker: “Helemaal mee eens, essentieel is dat je jezelf wilt certificeren omdat je de meerwaarde van duurzaamheid ziet. Er is bij ons geen discussie over al dan niet certificeren. Ik stel echter wel dat de markt het van je verwacht.”
Certificeren op duurzaamheid voorkomt greenwashing
Harleman stelt dat je met een certificaat nog niet per se duurzaam bent. “Je kunt het vergelijken met een rijbewijs. Je kunt een auto bedienen, maar autorijden leer je in de praktijk.” Bakker: “Klopt en dan moet je niet de gemakkelijkste weg kiezen. Als een certificaat een bepaalde waarde voorschrijft, dan moet je je best doen om zo mogelijk hoger dan die waarde te scoren. Daarmee toon je ook dat je serieus bezig bent met MVO.” Van Burgsteden onderschrijft dat, net als Kok die aanvult: “Wij zijn een duurzame energieleverancier, maar in onze eigen inkoop kijken wij te weinig naar duurzaamheid. Wij moeten dat expliciet meegeven aan onze inkopers.” Van Burgsteden vraagt Kok of je per se een certificaat nodig hebt? Kok: “Nee, een certificaat is echter wel een spiegel die je jezelf voorhoudt. Het is geen doel, maar meer een proeve van bekwaamheid.” Bakker (Nilfisk) is het daarmee eens, maar ziet het als een voortdurend examen: “Wij zijn bijvoorbeeld ISO 9001 en 14001 en tevens MVO prestatieladder niveau 3 gecertificeerd. Je wordt dan jaarlijks geaudit, maar je moet ook na drie jaar met een verbeterplan komen waarin je aantoont wat je gedaan hebt, waar je nu staat en wat je in de komende jaren wilt bereiken.”
Van Burgsteden: “Een probleem met certificeren is dat er een absolute wildgroei is in commercieel aangeboden certificaten. De keuze welke je echt nodig hebt is moeilijk. Je ziet dan ook dat veel bedrijven die keuze niet maken en keurmerk-verzamelaar worden. In dat geval ben je eerder bezig met greenwashing dan met duurzaamheid.” Brinkhuis: “Daar doelde ik daarnet op. Wij hebben meegedaan aan de CO2 prestatieladder, maar doen dat nu niet meer omdat CO2 reductie nu in ons beleid is verankerd en wij ons zelf doelen opleggen.” Van Burgsteden: “De meerwaarde van zo’n certificaat is ook dat je kunt leren van anderen om jouw doelstelling te halen.” Koch: “Je probeert de voor je bedrijf beste keuze in certificaten te maken. Dat is inderdaad lastig en het is ook lastig om die keuze in- en extern uit te leggen.“ Haas: “Je moet een keuze maken in certificaten die op een bepaald moment bij je passen. Je moet een certificaat als opstap gebruiken om je duurzaamheidsdoel ter bereiken Het is geen doel op zich.”
Certificeren leidt tot transparantie
Harleman: “Opdrachtgevers willen graag zien wat je doet en met een certificaat kun je aantonen waarmee je bezig bent. Belangrijk is wel dat je de klant laat weten hoe zo’n certificering tot stand komt.” Kloek vind de certificaten zelf niet uitblinken in transparantie. “Ze barsten van het jargon en voor een opdrachtgever is het op zijn minst zeer tijdrovend om te onderzoeken welk certificaat in jouw geval een basisvoorwaarde in de aanbesteding is. In ons geval heeft het een paar dagen tijd gekost om een afgewogen keuze te maken welke certificaten het beste overeenkomen met onze minimumeisen.” Drewes: “Je ziet ook dat aanbieders en slecht mee omgaan. Wij hadden bijvoorbeeld drie aanbieders geselecteerd voor sanitaire middelen en naar certificaten gevraagd. Uiteindelijk heeft er maar eentje dat op een goede manier in zijn presentatie belicht.”
Kok: “Het gaat ook om vertrouwen opbouwen. Met een certificaat kun je bijvoorbeeld aantonen hoe je investeert, of je wel of geen sjoemelstroom levert etc. We zijn onlangs weer uitgeroepen tot groenste energiemaatschappij. Dat is geweldig, maar in wezen is dat onderzoek vooral productgericht en zegt het nauwelijks iets over de bedrijfsvoering. Het geeft dus maar gedeeltelijke transparantie.”
Certificaten spelen geen rol bij een belangrijk probleem in de schoonmaak: het selecteren op prijs. Kloek: “Laatst zei een inkoper bij een andere organisatie dat hij op dat gebied veel meer kon flikken dan ik. Ik vind dat zowel tekenend als stuitend. Prijs heeft in onze aanbesteding een ondergeschikte rol gespeeld. 75% Van onze eisen betrof de kwaliteit en 25% de prijs. Daarbij hebben we een onder- en bovengrens aangegeven. Iedereen heeft rond de ondergrens geboden, dus was de prijs geen verdere overweging.”
Van certificeren op duurzaamheid wordt je organisatie duurzamer
De meningen daarover zijn verdeeld. Het kan wel, maar hoeft niet. Haas: ‘Een certificaat vraagt onderhoud en zorgt ervoor dat je scherp blijft. Het is een structuurgereedschap en het biedt je de mogelijkheden om intern te laten zien waarmee het bedrijf bezig is.” De Rooij: “Duurzaamheid zit vooral in wat je doet. Je kunt producten gebruiken met het Ecolabel, maar die verkeerd gebruiken. Je hebt dan wel een certificaat, maar bent niet duurzaam.” Bakker: “Dat is een lastig verhaal omdat je geen grip hebt op hoe iemand op de werkvloer ermee omgaat.” Spel: “Je kunt er wel grip op krijgen als je in- en extern uitdraagt waarmee je bezig bent en de klanten erbij betrekt. Die zijn je ogen op de werkvloer en kunnen zaken signaleren en terugkoppelen. Het houdt niet op met certificeren. Een certificaat is ook een stip op de horizon waar je naar toe werkt om je organisatie duurzaam te maken op weg naar de volgende stap.”
Mijn leverancier moet zich conformeren aan mijn MVO meetsysteem
Niet zomaar conformeren is de algemene mening. Opleggen is niet doenlijk, behoudens minimumeisen bij een aanbesteding. Wat daarna gebeurt met MVO is iets dat opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk doen en waarover dus consensus ontstaat. Kern is maatschappelijk verantwoord, duurzaam gedrag. Duurzaamheid is een mentaliteit die verwacht wordt, maar die kun je niet vastleggen in een certificaat.
