De impact van het coronavirus is groot. Het aantal werkenden in een kantooromgeving is drastisch gedaald en het werken op afstand lijkt de nieuwe werkelijkheid te worden. Dit draagt immers bij aan het verlagen van het gezondheidsrisico en als oplossing voor de verkeerscongestie. Zal dit werken op afstand structureel de trend worden en wat betekent dit dan voor de huisvesting en de diverse vormen van dienstverlening, waaronder de schoonmaak? Wij spraken hierover met Eric de Jong, ondernemer bij een internationaal opererende schoonmaakdienstverlener & visionair.
Door Henk Cornelisse, redactielid Clean Totaal
Facebook verwacht structureel werken op afstand
Eric de Jong dankt zijn naamsbekendheid aan de diverse facilitaire directie functies die hij bekleed heeft (o.a. ISS, Landal, Achmea). Hij wordt geroemd om zijn innovatieve werkwijze en visionaire denkbeelden. Een bevlogen spreker bovendien. In ons gesprek barst hij gelijk los over ontwikkelingen die ons te wachten staan en waarbij hij het bedrijf Facebook als voorbeeld stelt: “Als voorzorgsmaatregel tegen de coronabesmetting sloot Facebook begin maart zijn hoofdkwartier in het Californische Menlo Park. Het bedrijf, dat eind maart wereldwijd 48.000 mensen in dienst had, gaf medewerkers gelijk bij het uitbreken van Covid-19 al de mogelijkheid om vanuit huis of een andere alternatieve locatie te werken.” De Jong noemt voorts dat Mark Zuckerberg verwacht dat de helft van alle Facebook-medewerkers ook na het vinden van een vaccin er de voorkeur aan geeft om op afstand te blijven werken: “Het kan hun grootste disruptieve innovatie aller tijden zijn, als anderen hun voorbeeld volgen. Wat betekent het structureel op afstand werken voor de effectiviteit in de bedrijfsvoering en de competenties van de medewerkers? Wat betekent dit voor kantoorgebouwen en services als andere bedrijven dit voorbeeld van Facebook gaan volgen?”
Kantoren van werkruimte naar inspiratie omgeving
Volgens De Jong zal het structureel werken op afstand een ongeëvenaarde verandering teweegbrengen: “Eerder al daalde het netto aantal vierkante meters werkruimte per kantoormedewerker sterk als gevolg van de intrede van de open werkplek/kantoortuinen en als gevolg van flexibele werkplekken. Het meer werken op afstand zal wederom grote impact hebben op de vermindering van de behoefte naar kantoorruimtes.” De verwachting is volgens hem gerechtvaardigd dat kantoren zullen transformeren naar kleine ontmoetingsplaatsen waar met teams zogenaamde project- en procesevaluaties plaatsvinden en waar innovaties gedeeld worden: “In deze ruimtes zullen medewerkers geïnspireerd en gemotiveerd worden en zo voldoende energie op doen om thuis (of elders buiten kantoor) weer zelfstandig voort te kunnen.”
Andere competenties
Indien thuiswerken de nieuwe norm is, vraagt dit ook andere competenties van de medewerkers en het management, stelt een bevlogen De Jong: “Het management zal de kunst moeten verstaan van: loslaten, vertrouwen en sturen op output. Vaardigheden die bij veel managers geen gemeengoed zijn en bovendien niet direct te leren zijn. De medewerker zal eraan moeten wennen structuur te houden zodra het loslaten begint. Vertrouwen vraagt weer om discipline en output based werken om het realiseren van deadlines en nakomen van afspraken.”
Kosten werkplek
In zijn betoog staat De Jong ook stil bij het kostenaspect en de effecten op de onroerend goed markt. Een gemiddelde werkplek in Nederland becijfert hij op circa 10.000 euro per jaar. Exclusief personele kosten. Een goede thuiswerkplek kost circa 2.500 euro per jaar: “In een tijd van economische tegenslag kan het verleidelijk zijn om flink op de werkplekkosten te bezuinigen, zodat dit een extra stimulans kan zijn om het werken op afstand aan te moedigen en het bedrijfsresultaat te verbeteren.”
Effect op onroerend goed markt
Een verschuiving van werkplekken in kantooromgeving naar thuisomgeving becijfert De Jong op een mogelijke teruggang met minimaal 50% van het benodigde bedrijfsonroerend goed. De leegstaande kantoren zullen naar zijn inschatting omgetoverd worden naar een woonruimte omgeving. Bij kantoorruimten die nog wel als zodanig in gebruik blijven, zullen de huidige werkplekken en vergaderruimtes plaats zullen maken voor trendy ontmoetingsplekken: “Mailen, werken aan spreadsheets en maken van presentaties doe je in alle rust vanuit je thuiswerkplek. Als je op kantoor bent wil je inspiratie, entertainment en vooral FUN. Ook even ‘ont-stressen’ van de thuissituatie, even weg van de huiselijke omgeving waar de ruimte soms beperkt is en vaak keuzes gemaakt moeten worden tussen zakelijk werken en kinderen opvangen en lesgeven.”
Verder stelt hij dat als je maar incidenteel op kantoor bent, je dan wilt ontmoeten, samenzijn en even wilt genieten van aandacht van je collega’s. Na weken van videobellen, mailen, appen en telefoongesprekken ben je wel toe aan socializen want ook het praatje aan het koffieapparaat heb je al een tijdje moeten missen. Quality of live prevaleert, noemt hij dit.
Eigen kantoor als windowdressing?
“Maar waarom nog een eigen kantoorgebouw?” vraagt De jong zich af en hij vervolgt: “Alleen nog voor de naam op de gevel of voorziet social media voldoende in de naamsbekendheid en huren bedrijven straks alleen nog tijdelijke werkplekken en coworking ruimtes in steden, op vliegvelden, bij servicestations, in openbare gebouwen en treinstations?” Hij verwacht dan ook dat de strop om de nek van hoge vaste maandlasten plaatsmaakt voor een ‘pay per use’ en ‘future proof’, zeker zodra een nieuwe crisis zich aandient. Door nu alvast hierop te anticiperen gaan de bedrijfskosten structureel omlaag en verbetert het, door het in de prijs doorberekenen van lagere kosten, de concurrentiepositie op de markt. Maar bedrijven die toch liever vasthouden aan het traditionele ‘eigen kantoor’ zullen drastisch moeten omschakelen om straks de boot niet te missen, is zijn mening.
Impact op facility management
Ook vraagt De Jong zich af wat het structureel vaker werken op afstand betekent voor Facility Management. Zo noemt hij dat als de personele bezetting op de kantoren met 50 procent daalt, je erbij moet stilstaan of een bemande receptie nog nodig is? Valt bedrijfscatering voor het cateringbedrijf überhaupt nog winstgevend te realiseren? Blijft catering nog wel betaalbaar voor de gebruikers? In hoeverre zijn vergaderfaciliteiten & lunches nog nodig? Hoeveel koffie- en warenautomaten zijn er nog nodig? Wat betekent het voor de beveiliging- en schoonmaakbedrijven? De Jong: “En zo zijn er vele voorbeelden, doembeelden zo u wenst, te bedenken. De taak vanuit het facility management zal daarentegen uitgebreid worden met het adequaat faciliteren van het werken op afstand/thuis.”
Reddingsboei
Naar zijn verwachting zal er sprake zijn van bundeling van activiteiten en het aanbieden van integrated services . Hij ziet het als een soort reddingboei voor dienstverlenende bedrijven die zich hier tijdig op instellen. Maar ook zijn er naar zijn stellige overtuiging kansen voor totaalleveranties van diverse goederen/middelen vanuit één distributiecentrum: “Hierbij zal geavanceerde software ingezet moeten worden. De schoonmaaksector beschikt inmiddels over diverse soortgelijke applicaties. Dit kan een winstpunt betekenen voor deze branche.”
Kansen lokale middenstand
Daar waar het voor de grotere dienstverleners niet langer financieel interessant is om de diensten te leveren, ontstaan er kansen voor de lokale middenstand. De Jong denkt hierbij bijvoorbeeld in een situatie wanneer bedrijfscatering niet meer haalbaar is, dat diverse middenstanders op oproep belegde broodjes, pizza’s, sushi etc. kunnen gaan leveren.En zo zal de lokale kantoorboekhandel voorzien in het leveren van bescheiden aantallen kantoorbenodigdheden: “In toenemende mate zal de lokale middenstand de functie van pick-up point vervullen, zoals bijvoorbeeld in de retailsector al het geval is (AH, Jumbo etc.).”
Accentverschuiving bij de schoonmaak
Wat de schoonmaak betreft, ziet De Jong kansen tot het verder verschuiven van het accent op meer hygiënisch schoonmaken. Het aantal m2 schoon te houden oppervlakten zal weliswaar afnemen, maar hier staat tegenover dat de m2 prestatie fors verlaagd zal worden! Per saldo zal dit niet tot een extreem omzetverlies hoeven te leiden in dit segment. “Daarenboven kan de schoonmaak een belangrijke rol vervullen in de rol van totaalleverancier. Een soort facilitair bezorgpunt (a la Thuisbezorgd.nl.)”
Strategie
Passende serviceverlening zal snel opnieuw uitgevonden moeten worden zodra de huisvestingsstrategie voor een organisatie ontwikkeld is. Het is naar de mening van De Jong van groot belang dat bestuurders van grote organisaties en FM partijen nu in overleg treden om gezamenlijk een dergelijke strategie te ontwikkelen en om samen de best passende mogelijkheden te bespreken. Er zal een segment ontstaan van adviseurs die zich specialiseren in de vraagstukken over huisvestingsstrategie en het in het verlengde hiervan een bijdrage leveren aan de nieuwe organisatiestructuur: “Ik wil best het voortouw nemen om met vakbroeders in gesprek te gaan om een impactanalyse te maken”, aldus De Jong [het e-mailadres van Eric is via redactie op te vragen red.].
Uitdaging
De Jong eindigt zijn visionaire betoog met het stellen dat bedrijven zich bij het deels wegvallen van de huidig geboden faciliteiten moeten voorbereiden op welke wijze zij zich vervolgens als aantrekkelijk werkgever kunnen blijven profileren: “Het facilitair management zal hun servicepakket dienen aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid. Dit vereist creativiteit en visie. Ook voor wat betreft het optimaal faciliteren van thuiswerkplekken.”
Kortom als structureel werken op afstand de nieuwe werkelijkheid wordt wacht ons een majeure uitdaging. Is dit zorgelijk of wenselijk? Wij zijn benieuwd naar de mening van de lezers. Reageren kan hieronder.
