Personeel en de Wet Werk & Zekerheid: voorkom uitglijders!

         

In de schoonmaakbranche is het personeel het meest belangrijke onderdeel van de productiefactoren. Een zichzelf respecterend schoonmaakbedrijf maakt dan ook ‘werk van zijn personeel’.  Door optimaal functionerend personeel behaalt u immers het beste rendement. Als iedere werknemer doet wat hij of zij moet doen, niet ziek wordt en wellicht zelfs een stapje extra doet vanuit loyaliteit en tevredenheid, dan laat u de concurrentie in de race achter u.  

 

Door Hella Vercammen, lid juridische redactie Clean Totaal  

 

Uiteraard is dit een ideaal plaatje. Niet zelden zal u een gevoel bekruipen dat de werknemers in uw bedrijf vanwege de reguliere arbeidswetgeving, de cao Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf 2014-2016 en de arbo cao “arbeid en gezondheid” 2014-2017 (hierna tezamen “de cao”) veel rechten hebben. U vraagt zich regelmatig af welke plichten zij hebben.

 

De nieuwe Wet Werk & Zekerheid doet wat betreft de rechten van werknemers er nog een schepje bovenop.  Deze wet bevat een flinke versterking van de rechtspositie van tijdelijke én vaste arbeidskrachten. Dat laatste komt vooral omdat het nieuwe ontslagrecht het ontslag van (vast) personeel nog lastiger maakt. Nogal wat nadelige effecten voor u als werkgever.

 

Effecten van het nieuwe ontslagrecht

Het eerste nadelige effect is dat het ontslag op persoonlijke gronden zoals disfunctioneren of wangedrag, een stuk strenger wordt getoetst. Uw personeelsdossier moet op en top op orde zijn waarbij ook alle stappen daadwerkelijk met de juiste intentie moeten zijn doorlopen. Deze moeten echt gericht zijn op behoud en verbetering van de werknemer en geen verkapte stappen richting een exit. Ontbreekt er een stap dan moet het ontslag worden afgewezen door de rechter.

 

De toetsing van uw dossiers door kantonrechter is niet alleen vanwege de gewijzigde wetgeving strenger geworden. Dit heeft ook te maken met de hoger beroepsmogelijkheid. Vanaf 1 juli 2015 is het nieuw dat er hoger beroep kan worden ingesteld tegen een ontbindingsbeschikking! Kantonrechters worden niet graag teruggefloten door hun collega’s zodat ze zich strikter aan de letter van de wet gaan houden. Voorheen was dat niet het geval en was men na een ontslag door de kantonrechter klaar.

 

Het tweede nadelige effect is dat het ontslag op bedrijfseconomische gronden en langdurige arbeidsongeschiktheid duurder is geworden sinds 1 juli 2015 voor het MKB. Naast de adviseurs en juridische bijstand kosten moet u vanaf 1 juli namelijk ook vaste afvloeiingsvergoedingen gaan betalen. Dit in de vorm van een transitievergoeding waarvan de formule nu wettelijk is vastgelegd. Dit even los van de grotere MKB bedrijven die bij grotere reorganisaties vóór 1 juli 2015 ook al sociale plannen met afvloeiingsvergoedingen hanteerden.

 

Stel er valt een opdracht weg wegens inbesteding waardoor er geen artikel 38 cao overnameplicht wegens contractwisseling geldt. U kunt enkele schoonmaak medewerkers herplaatsen maar er blijft een fulltime medewerkers algemeen schoonmaakonderhoud II ver van 51, met bruto uurloon van € 12,04 die 10 jaar in dienst is. Bij een bedrijfseconomisch ontslag (waarbij u niet op randje van faillissement staat) moet u plots toch € 8.239,- bruto aan transitievergoeding betalen.

 

Ook in het geval u ontslag aanvraagt voor een zwaar disfunctionerende rayonmanager die 45 is en al 9 jaar bij u in dienst, moet u, los van de juridische kosten, alsnog € 8.263,- betalen. Ondanks dat u al 1,5 jaar bezig bent met kostbare verbetertrajecten en dit zeer goed heeft gedocumenteerd conform de nieuwe regels. Maar goed, zo’n traject met bijbehorende kosten kan het soms wel waard zijn. Zeker als dit een sleutelfiguur is in uw onderneming die anders te veel belemmering vormt voor een optimaal functionerend personeelsbestand aan de uitvoerende kant!

 

Hoe nu verder?

Hoe kunt u onder de WWZ nou blijven streven naar een optimaal functionerend personeelsbestand zonder al te veel kosten? Vanuit mijn discipline als bedrijfsjuridisch expert in de schoonmaakbranche kan ik u alleen maar het advies geven : “onderneem juridisch verantwoord richting uw personeel”. 

 

Juridisch verantwoord ondernemen betekent in dit geval twee dingen:

1. Zorg ervoor dat u als werkgever de cao en de (arbeids- en arbo)wetgeving 100% naleeft zodat u hierin geen fouten maakt en uw rechtspositie als werkgever hierdoor nooit kan worden ondermijnd;
2. Versterk daarnaast uw eigen rechtspositie als werkgever door de werknemer middels een aantal juridische en HR tools meer zelf verantwoordelijk te maken voor dat optimale functioneren en de plichten van de werknemer veel beter uit te werken en te communiceren.

Onderdeel 1: naleving cao en wet

U bewerkstelligt 100% naleving van de (arbo) cao en wetgeving door:

• Deze wetgeving goed te implementeren in uw arbeids- en objectdocumentatie (arbeidsovereenkomst, personeelsgids en huishoudelijke- en bedrijfseigendommen reglementen, object handboeken, etc.) zodat uw onderneming die cao en wetgeving ook daadwerkelijk in de praktijk doorvoert. Maak vooral uw personeel daar deelgenoot en medeverantwoordelijk voor door de juiste bepalingen op te nemen in uw arbeidsdocumentatie.
• Zorg ervoor dat uw leiding voldoende juridische en HR basis kennis heeft door scholing. Investeer in workshops of inhouse trainingen zodat de kans op fouten wordt verkleind en juridische kosten minder uit de hand lopen.
• Blijf op de hoogte van de cao- en wetswijzingen en rechtspraak specifiek rondom schoonmaak personeel. Dit kunt u efficiënt doen door te kiezen voor gespecialiseerde juridische dienstverleners. Kijk regelmatig op de website van (juridische) experts in de schoonmaak, maar zeker ook op die van Clean Totaal, de RAS en op de websites van brancheverenigingen OSB en SieV!.

Onderdeel 2: bescherming en versterking rechtspositie

Om uw rechtspositie als werkgever te beschermen en te versterken richting uw personeel zijn de volgende punten van belang:

• Selectie aan de poort. Gebruik voor hogere functies binnen uw bedrijf een arbeidspsychologisch onderzoek om onder de motorkap te kijken alvorens u deze mensen een contract aanbiedt. Objectiveer uw eigen persoonlijke mening. Werving en selectie is ook een vak. Zo’n test hoeft helemaal niet duur te zijn, zo rond de € 300,-. Er zijn arbeidspsychologische en HR bureau’s die gespecialiseerd zijn in de schoonmaak, waaronder Bapas (zie www.bapas.nl). Zij werken voor één van de grootste drie schoonmaakbedrijven in Nederland en hebben dus ruime ervaring;
• Maak duidelijk in uw schriftelijke uitnodiging voor een sollicitatiegesprek dat sollicitanten een mededelingsplicht hebben ten aanzien van informatie die ertoe zal leiden dat de arbeidsovereenkomst niet worden aangegaan dan wel onder andere voorwaarden zou zijn aangegaan. Als een werknemer de werkzaamheden zoals die beschreven staan in het functie profiel in absolute zin niet kan uitvoeren kwa tijden, tijdsduur en belasting vanwege persoonlijke omstandigheden dan mag hij die functie gewoonweg niet aanvaarden zonder daarover een melding te doen in het sollicitatiegesprek. Uiteraard zwangerschap en ziektes waarvan men hersteld is of die op dat moment geen belemmering  zouden hoeven te vormen. De keuze is dan aan de werkgever om die persoon niet aan te nemen of onder bepaalde andere voorwaarden;
• Zorg ervoor dat u arbeidsdocumentatie hanteert waarin u alle verwachtingen en plichten die u nageleefd wilt zien helder en compleet uiteen zet in een Personeelshandboek en laat iedere nieuwe en bestaande werknemer daarvoor tekenen. Voor bestaande werknemers kan medewerking verkregen worden door uit te leggen dat deze vernieuwing een professionalisering is waardoor de samenwerking onderling en ook de prestaties van het bedrijf verbeterd. Dat is van groot belang voor het behoud van de klanten en het groeien en dus voor de werkgelegenheid.

Ideale en complete arbeidsdocumentatie bestaat uit:

• Arbeidsovereenkomst: met primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en ook beperkende bedingen voor de werknemer zoals relatie- concurrentie, -nevenwerkzaamheden,- en geheimhoudingsbeding;
• Personeelsgids: uitwerking van goed werknemerschap, van voornoemde arbeidsvoorwaarden maar met bijbehorende verplichtingen voor werknemer en van arbo- en gezondheidsbeleid-, van sanctie- en scholingsbeleid, etc.;
• Reglementen handboek: eenzijdig door de werkgever opgelegde werk- veiligheid-, ziekteverzuim en gedragsinstructies voor de werknemer;
• cao boekjes.

 Verder:

• Zorg ook voor adequaat en consequente handhaving van de bedrijfsregels door tijdig waarschuwingsbrieven met juiste inhoud te sturen. Waarschuwen betekent ook dat u de sancties noemt als iemand zich de volgende keer niet houdt aan de regels. Wees daarbij redelijk maar ook streng genoeg. Leer uw leidinggevenden hoe zij dat moeten doen door trainingen in dossieropbouw en wangedrag.
• Monitor het functioneren van voormannen- en vrouwen, objectleiders, rayonmanagers, kantoorpersoneel door regelmatig (minimaal 2 x per jaar) kwalitatieve evaluatie- en beoordelingsgesprekken te houden waar meetbare afspraken met tijdslimieten uit rollen. Laat uw leidinggevenden of uw zelf trainen in het voeren van zulke gesprekken volgens de SMART methode door gespecialiseerde HR bureau’s in de schoonmaak.
• Stel meetbare functieprofielen op voor de key personen in uw bedrijf met duidelijke competenties, resultaatgebieden en KPI’s (kritieke prestatie indicatoren). Een KPI voor een rayon manager kan zijn: het aantal tevreden schoonmaak medewerkers, het aantal nieuwe klanten, het aantal tevreden klanten. Laat u hierbij vooral helpen door gespecialiseerde HR bureau’s in de schoonmaak, dat is de investering echt waard.
• Houdt u goed aan de verplichte en noodzakelijke opleidingen binnen de schoonmaak per functie. Scholingsbeleid is zeer belangrijk voor ontslagdossiers, de scholingsplicht is nu ook wettelijk verankerd! Is er sprake van onvoldoende scholing en bijv. het gebrekkige functioneren kan daarmee in verband worden gebracht, dan wordt er geen ontslag verleend.
• Train u zelf, en uw leidinggevenden, of P&O mensen goed in wat de juiste dossier (HR en juridische) stappen zijn per ontslaggrond onder de WWZ van i) disfunctioneren, ii) wangedrag en iii) verstoorde arbeidsrelatie.

Het resultaat hiervan is dat u ofwel sneller verbetering krijgt in het functioneren of het wangedrag ofwel u heeft het juiste ontslagdossier opgebouwd waardoor u succesvol ontslag kunt aanvragen (en dus ook succesvol kunt dealen).

 

Hella Vercammen is eigenaar van The Legal Company B.V., gespecialiseerd in het contractenrecht en arbeidsrecht voor de schoonmaak-en glazenwassersbranche. www.thelegalcompany.nl

 

Op 19 november 2015 geeft The Legal Company samen met arbeidspsychologisch HR bureau BAPAS en Clean Totaal een masterclass over hoe u zich als schoonmaakondernemer kunt wapenen tegen de negatieve effecten van de WWZ. De in dit artikel genoemde stappen worden dan in detail behandeld en met u doorgenomen. U kunt zich inschrijven via www.thelegalcompany.nl/webshop.