Opdrachtgever Woonwaard ontving 8 april jl. van de commissie Code Verantwoordelijk Marktgedrag een gele kaart voor het achterwege laten van wegingsfactoren bij de gunningcriteria. Ook makelaar H.G. van Kruistum Advies BV kreeg een gele kaart uitgereikt. De schoonmaakmakelaar kreeg deze voor het uitvoeren van controles met een controlesysteem, dat niet voldoet aan de eisen van objectiviteit, reproduceerbaarheid en toegankelijkheid. Bedrijven krijgen van de commissie Code een gele kaart als zij niet handelen volgens (de regels van) de Code Verantwoordelijk Marktgedrag schoonmaak- en glazenwassersbranche.
De commissie Code heeft van twee schoonmaakbedrijven klachten ontvangen over de controles en de daarop volgende aanbesteding die H.G. van Kruistum Advies BV heeft uitgevoerd. De commissie is van mening dat de schoonmaakmakelaar de opdracht voor begeleiding van de aanbesteding van Woonwaard niet had moeten aannemen. De makelaar heeft daarmee de schijn van ‘verdienen aan slechte controleresultaten’ op zich geladen.
Eigen controle-systeem
H.G. van Kruistum Advies BV heeft de controles uitgevoerd met een eigen controlesysteem. Een systeem dat niet voldoet aan de eisen van objectiviteit, reproduceerbaarheid en toegankelijkheid. Hierdoor was het voor de schoonmaakbedrijven onduidelijk hoe, waarop en wanneer werd gecontroleerd. ‘De commissie adviseert H.G. van Kruistum Advies BV dan ook om de wijze van controle aan te passen en een transparant controlesysteem te hanteren dat voldoet aan de in de Code gestelde eisen’, aldus Kees Blokland, voorzitter van de commissie Code. H.G. van Kruistum Advies BV, Code-ondertekenaar, heeft aangegeven dit advies ter harte te nemen.
Aanbesteding
De commissie Code is verder van mening dat de schoonmaakmakelaar zich niet professioneel heeft gedragen door na de uitvoering van de controles ook het aanbestedingstraject op zich te nemen. Blokland: ‘Bovendien is in het aanbestedingstraject een aantal zaken niet goed geregeld. Dit rekent de commissie niet alleen H.G. van Kruistum Advies BV aan maar ook de opdrachtgever Woonwaard.’
In het bestek van Woonwaard zijn de wegingsfactoren van de gunningcriteria niet kenbaar gemaakt om ‘strategische inschrijving’ te voorkomen. Het voorkomen van strategische inschrijvingen wordt door de commissie Code als non-argument gekwalificeerd. Blokland: ‘Juist door vooraf wegingsfactoren te benoemen kunnen opdrachtnemers beter voldoen aan de wens van de opdrachtgever.’ Woonwaard heeft aangegeven dat ze bij een volgende aanbesteding een aantal zaken anders zal aanpakken.
Adviezen
De commissie Code heeft beide organisaties de volgende adviezen meegegeven:
- Hanteer het ‘vier-ogen-principe’: meerdere partijen zijn bij de opening van de aanbestedingsdocumenten aanwezig. Dit voorkomt dat de indruk wordt gewerkt dat met inschrijvingen is gerommeld;
- Wees in de aanbesteding transparanter, door vooraf de wegingsfactoren te benoemen;
- Neem indexeringen van loonkosten mee tijdens de uitvoering van het contract. Het vooruitlopen op indexeringen (waardoor dit in de prijs bij inschrijving wordt verdisconteerd) is niet verboden, maar onwenselijk. Het vergroot het risico dat hogere indexeringen volledig bij het schoonmaakbedrijf worden neergelegd;
- Het is van belang om een goed bestek op te stellen met een gedegen onderbouwing van de gewenste schoonmaakdienstverlening, een heldere uiteenzetting van wensen van de opdrachtgever en het exacte aantal vierkante meters.
Gevolgen
Na het ontvangen van een gele kaart is er gelegenheid om zaken anders, conform de Code, aan te pakken. Voorzitter Blokland: ‘Echter, wanneer een bedrijf dat een gele kaart heeft ontvangen, wederom de Code-regels negeert, volgt royement als ondertekenaar. Dat vermelden we ook op onze website (www.codeverantwoordelijkmarktgedrag). Daarnaast worden zij bij uitgifte van een gele kaart genomineerd voor Bad Practice 2013.’
